Política de Tratamiento de Datos Personales

La EMPRESA COLOMBIANA DE CABLES SAS, en lo sucesivo EMCOCABLES, sociedad comercial, con domicilio en Cajicá, Cundinamarca y matriculada en la Cámara de Comercio de Bogotá bajo el número 013047, dando cumplimiento a las normas de tratamiento de datos personales contenidas en la Ley 1581 de 2012, su Decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, será quien actúe como responsable del tratamiento de los datos de las personas naturales y jurídicas que se encuentren en sus bases de datos, de acuerdo con la siguiente política de tratamiento de datos personales:

Esta política de Tratamiento de Datos Personales (también denominada en el presente documento como Política de Privacidad de Datos Personales) se aplicará a toda la información personal registrada en las Bases de Datos y/o Archivos de EMCOCABLES y sus subordinadas, consideradas como responsables del Tratamiento de Datos Personales.

• Autorización: Consentimiento previo (o concurrente) expreso e informado del Titular para autorizar y permitir el tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Consulta: Es el mecanismo mediante el cual, el titular de datos personales puede solicitar a Emcocables la información personal que reposa en las bases de datos, en los casos establecidos en la Ley 1581 de 2012.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o la Constitución. Entre otros, son los datos relativos al estado civil de las personas, su oficio o profesión, su calidad de comerciante o servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos son aquellos que están contenidos en registros públicos, gacetas, boletines y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas no sometidas a reserva.

• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre las bases de datos y/o el Tratamiento.

• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley. 

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

Emcocables está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos personales, por lo cual, en todas las actividades que tengan manejo de datos personales, se deberá garantizar la aplicación de los siguientes principios, los cuales se encuentran alineados con los establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: En todo el proceso de tratamiento de los datos personales, desde el momento de su captura, almacenamiento y eliminación, se debe cumplir con las disposiciones normativas, empleando los datos para fines que estén bajo la ley y a las disposiciones reglamentarias que la desarrollen.

• Finalidad: Todos los datos personales que sean capturados en el desarrollo del ejercicio de las funciones que tiene Emcocables, deben atender a finalidades específicas de acuerdo con el tratamiento que se le dará al dato. Las finalidades del tratamiento deben ser informadas a los titulares con el propósito que éstos conozcan las actividades que desarrollará Emcocables con los datos personales que está entregando.

• Libertad: La recolección, almacenamiento y tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con la autorización previa y expresa del titular, quien debe ser informado sobre el tratamiento que se les dará a sus datos personales. La divulgación o socialización de los datos personales sin la previa autorización, o sin una disposición legal que lo habilite, está prohibido.

• Veracidad o calidad: Emcocables debe promover que los datos personales que estarán sujetos a tratamiento deben ser veraces, exactos, completos y actualizados, pues de lo contrario pueden llevar a inducir a errores en la ejecución de tratamiento para el cual fueron capturados.

• Transparencia: Cualquier titular de información podrá tener acceso, en cualquier momento, a la información sobre sus datos personales tratados por Emcocables, utilizando los canales de comunicación autorizados y publicados en la Política de Tratamiento de datos Personales de la compañía.

• Acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales sólo podrá ser realizado por aquellos que el titular haya efectivamente autorizado, o por las personas habilitadas por las disposiciones legales vigentes.

• Seguridad: Toda la información asociada a los datos personales objeto de tratamiento por parte de Emcocables, deberán protegerse bajo estándares de seguridad adecuados, implementando medidas operativas, técnicas y humanas que eviten su pérdida, adulteración o acceso no autorizado.

• Confidencialidad: Emcocables deberá garantizar la reserva de la información y datos personales que no estén bajo la categoría de datos públicos, por lo cual, todas las personas que tengan acceso al tratamiento de los datos personales deberán promover prácticas de manejo de datos que eviten su exposición o suministro a terceros no autorizados.

El Tratamiento que llevarán a cabo los Responsables de las bases de datos se realizará de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas que lo adicionen o modifiquen, así como con lo establecido en la presente Política. 

Los datos de las personas recolectados solamente seran utilizados con las finalidades establecidas en los respectivos avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos que se pongan a disposicion de los Titulares, con el fin de que autoricen el Tratamiento de los mismos, finalidades que se indican del item 5.1 al 5.5 incluido, de este documento.

No obstante lo anterior, las bases de datos también podrán ser utilizadas para las siguientes finalidades:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañia en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.

• Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios

• Gestionar trámites de solicitudes, quejas o reclamos, o atender solicitudes de las autoridades.  

a)     Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales realizados por EMCOCABLES.

b)     Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado y análisis estadísticos para uso interno.

c)     Controlar el acceso a las oficinas y planta de EMCOCABLES y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

d)     Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.

e)     Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

f)      Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

g)     Registrar sus datos personales en los sistemas de información de EMCOCABLES y en sus bases de datos comerciales y operativas

h)     Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de EMCOCABLES.

i)      Permitir la realización de auditorías internas o externas con el propósito de monitorear y evaluar el cumplimiento de las políticas, manuales, procedimientos, requisitos y demás elementos adoptados por EMCOCABLES para propender por el adecuado cumplimiento normativo y mejora continua de sus sistemas de gestión.

a)     Para cumplir las obligaciones contraídas por EMCOCABLES con sus clientes y consumidores al momento de adquirir nuestros productos.

b)     Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por EMCOCABLES.

c)     Enviar información sobre ofertas relacionadas con productos que ofrece EMCOCABLES y sus compañías vinculadas.

d)     Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio, así como la atención oportuna de PQRS.

e)     Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

f)      Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.

g)     Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por EMCOCABLES.

h)     Controlar el acceso a las oficinas y planta de EMCOCABLES y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video-vigiladas.

i)      Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web y desarrollos tecnológicos de EMCOCABLES, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

j)      Evaluar eventuales riesgos de relacionamiento asociados al Lavado de activos y financiación del terrorismo.

k)     Vincular jurídica y comercialmente al cliente nacional e internacional, permitiendo su registro en los sistemas de gestión de la Compañía para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación

l)      Gestionar las labores logísticas y de cumplimiento legal para la exportación de productos de la Compañía.

m)    Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando el fortalecimiento de la gestión comercial.

n)     Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos de mercadeo o promoción de marcas y productos de la Compañía, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado.

a)     Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de EMCOCABLES

b)     Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.

c)     Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de EMCOCABLES, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y SST, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.

d)     Gestionar la realización las actividades de investigación, descargos y toma de decisiones asociadas a los eventos disciplinarios relacionados con el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del reglamento interno de trabajo, bajo el principio de confidencialidad y debido proceso.

e)     Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.

f)      Gestionar los procedimientos de desvinculación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes.

g)     Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de EMCOCABLES, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral.

h)     Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.

i)      Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.

j)      Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.

k)     Planificar actividades empresariales.

l)      Promover el desarrollo de actividades de bienestar y desarrollo integral del trabajador y su entorno laboral y familiar.

m)    Gestionar los programas de capacitación y formación acorde con los requerimientos del cargo y lineamientos Corporativos.

n)     Cumplir y ejecutar las actividades propias del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, propendiendo por la mitigación de riesgos, así como la adecuada atención de incidentes o eventos laborales.

o)     Evaluar el desempeño y analizar las competencias funcionales de los trabajadores con miras a la determinación del plan de carrera y desarrollo integral.

p)     Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociados al perfil del cargo.

q)     Gestionar la consecución de tiquetes para el transporte aéreo o multimodal requerido por el personal de La Compañía.

r)     Evaluar eventuales riesgos de relacionamiento asociados al Lavado de activos y financiación del terrorismo.

s)     Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web y desarrollos tecnológicos de EMCOCABLES, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

a)     Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por EMCOCABLES.

b)     Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones.

c)     Vincular al proveedor jurídica y comercialmente, permitiendo hacer el registro en los sistemas de EMCOCABLES.

d)     Formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la cabal ejecución de las obligaciones asumidas.

e)     Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.

f)      Evaluar eventuales riesgos de relacionamiento asociados al Lavado de activos y financiación del terrorismo.

g)     Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web y desarrollos tecnológicos de EMCOCABLES, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

a)     Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de EMCOCABLES.

b)     Para el pago de dividendos.

c)     Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.

d)     Evaluar eventuales riesgos de relacionamiento asociados al Lavado de activos y financiación del terrorismo.

6.1  Tratamiento de datos sensibles. No es obligatorio el suministro de datos sensibles, excepto cuando:

• El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

• El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

• El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;

• El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

• El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

6.2  Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. En principio no se dará tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En todo caso no es obligatoria la información de los datos personales de menores de edad y deberá siempre, en caso de requerirse, mediar autorización de los padres de familia o tutores de los menores.

Los titulares de los datos personales que integran las bases de datos de EMCOCABLES tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

7.1  Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EMCOCABLES. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 

7.2  Solicitar prueba de la autorización otorgada a EMCOCABLES, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012; 

7.3  Ser informado por EMCOCABLES, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales; 

7.4  Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; 

7.5  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 10 de esta Política. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento EMCOCABLES ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos; 

7.6  Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

EMCOCABLES tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, EMCOCABLES hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. 

EMCOCABLES atenderá los deberes previstos para los responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

El Oficial de Cumplimiento tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de EMCOCABLES, están obligados a reportar estas Bases de Datos al Oficial de Cumplimiento y a dar traslado a éste de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

EMCOCABLES ha designado al Oficial de Cumplimiento como la persona responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos de los titulares de los datos personales que integran sus bases de datos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización que hubiere dado a EMCOCABLES para el tratamiento de los mismos. Que para el ejercicio de los derechos de los titulares de datos personales el titular podrá contactar al responsable de los datos en EMCOCABLES a través de los siguientes CANALES DE COMUNICACIÓN: Teléfono Fijo: 601 7940359 ext.:1108 en Cajicá. – Celular (57) 3243376382; a nuestra dirección de notificación judicial: Km 5.5 vía Cajicá – Zipaquirá o al siguiente correo electrónico: habeasdata@emcocables.com

EMCOCABLES ha diseñado el procedimiento que se relaciona a continuación para que los titulares de la información personal que integra las bases de datos de EMCOCABLES, puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización que hubiere dado para el tratamiento de los mismos:

10.1   Consultas:

• Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de EMCOCABLES, quien deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

• La consulta se formulará por cualquiera de los canales de comunicación que se señalan en esta política de manejo de datos, siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta.

• La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del dia siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2   Reclamos:

 El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento por parte de EMCOCABLES de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 del 2012 y demás normas concordantes, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• En caso de que EMCOCABLES no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

EMCOCABLES solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. 

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por EMCOCABLES, tales como:

• Por escrito,

• De forma oral,

• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgo la autorización.

 En ningún caso EMCOCABLES asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

El tratamiento de datos personales de EMCOCABLES que empezó regir a partir del día 29 de agosto de 2016, se actualiza a partir de la fecha de aprobación de esta política, actualización que será publicada en su página web para que pueda ser consultada por todos los titulares de datos y demás personas interesadas, y estará vigente mientras EMCOCABLES lo considere pertinente y necesario en el desarrollo de su objeto social.

La política de tratamiento de datos personales incluye dentro del proceso de contratación la firma del “Acuerdo de confidencialidad para la protección de datos personales”, como parte integral del compromiso ético y profesional, así como de los deberes y obligaciones de sus empleados.

La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la Ley 1266 de 2008 y las normas que la modifiquen o complementen.

EMCOCABLES se compromete al uso correcto del tratamiento de los datos personales, evitando el acceso no autorizado de terceros. Por tal motivo, EMCOCABLES cuenta con protocolos de seguridad y acceso a sus sistemas de información, almacenamiento y procesamiento.

El TITULAR, con la aceptación de esta política de tratamiento de datos personales, declara conocer que EMCOCABLES puede suministrar esta información a las entidades judiciales y/o administrativas y demás entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta información o cuando medie orden judicial; también podrá ser compartida a sus causahabientes o sus representantes legales y terceros autorizados por el titular o la ley. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditoría interna o de auditoría externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a la confidencialidad de la información.

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, los datos serán eliminados de nuestras Bases de Datos sin necesidad de informar o consultar a los interesados. 

Esta Política es de obligatorio cumplimiento para EMCOCABLES y sus subordinadas.

Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:

 1. EMCOCABLES, es el responsable del Tratamiento de bases de datos personales.

 2. Los Terceros que tengan acceso a las bases de datos serán Encargados del Tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que las complementen, modifiquen, los documentos internos que controlan esta materia y la presente Política.

 3. La Ley es de obligatorio cumplimiento en todo el territorio colombiano y para transmitir datos personales a otros países, la legislación de estos debe contemplar medidas de seguridad, iguales o superiores a las contenidas en la Ley en mención. 

4. Se consideran bases de datos personales en EMCOCABLES  todas las de personas naturales, sean proveedores, afiliados a los Fondos Mutuos, clientes, trabajadores, accionistas, consumidores, voluntarios o vinculados y en general cualquier otra persona natural cuya información sea objeto de Tratamiento por parte de EMCOCABLES. 

No es necesaria la aplicación de la política, por excepción legal, cuando:

1. Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. 

2. Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia. 

3. Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos editoriales. 

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas: 

1. A partir de la fecha todo empleado que inicie vínculo laboral con EMCOCABLES y sus subordinadas debe tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013. 

2. Se incluirá en el reglamento interno de trabajo un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, para cubrir todo el universo actual. 

3. A todo tercero que por relación con áreas de EMCOCABLES y sus subordinadas requiera bases de datos personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de esta y así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos personales. 

4. Todas las bases de datos personales que las áreas del EMCOCABLES y sus subordinadas traten deben tener la garantía de recuperación (Back up). 

5. Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a ellas sea restringido. 

6. No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas tengan restricción para su acceso.

7. Periódicamente EMCOCABLES y sus subordinadas deben propiciar campañas para la actualización de sus bases de datos personales.

 8. Para el Tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de la política y el de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013  

EMCOCABLES se reserva la facultad de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, su política y sus procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los TITULARES mediante la publicación en nuestros portales web.